Zufahrten intelligent steuern
Wenn täglich Besucher, Lieferanten, Dienstleister und LKW einen Unternehmensstandort anfahren, entstehen am Werkstor schnell aufwendige manuelle Prozesse. Anmeldungen werden erfasst, Ansprechpartner kontaktiert, Dokumente geprüft und Sicherheitsunterweisungen durchgeführt. Gerade bei hohem Verkehrsaufkommen können dadurch Wartezeiten und unnötiger Aufwand entstehen.
Ein digitales Zufahrtsmanagement kann diese Abläufe strukturieren und wiederkehrende Aufgaben digital unterstützen.
Doch was genau steckt dahinter?
Für wen lohnt sich eine solche Lösung?
Was bedeutet digitales Zufahrtsmanagement?
Digitales Zufahrtsmanagement bezeichnet die digitale Organisation und Steuerung von Personen- und Fahrzeugzufahrten zu einem Unternehmensstandort.
Dabei geht es nicht nur darum, einen Zugang zu kontrollieren. Vielmehr werden die einzelnen Schritte rund um die Ankunft digital abgebildet, von der Anmeldung über die Prüfung und Dokumentation bis hin zur Freigabe der Zufahrt.
Je nach Standort und Anforderung können beispielsweise folgende Prozesse dazugehören:
- Anmeldung von LKW, Lieferanten und Dienstleistern
- Besucherregistrierung und Check-in
- Voranmeldungen
- Durchführung von Sicherheitsunterweisungen
- Erfassung und Ablage relevanter Dokumente
- Kontaktaufnahme mit dem zuständigen Ansprechpartner
- Steuerung von Schranken oder Toren
- Dokumentation der Zufahrten
Warum werden Zufahrtsprozesse digitalisiert?
An vielen Standorten werden Zufahrten noch ganz oder teilweise manuell organisiert. Fahrer melden sich telefonisch oder am Empfang, Daten werden in Listen eingetragen und Mitarbeitende leiten Informationen an die zuständigen Ansprechpartner weiter.
Das funktioniert solange das Verkehrsaufkommen überschaubar bleibt.
Steigt die Zahl der täglichen Zufahrten, können schnell Warteschlangen am Werkstor, hoher Abstimmungsaufwand, fehlende Transparenz und eine zunehmende Belastung für das Empfangs- und Sicherheitspersonal entstehen.
Digitalisierung kann hier ansetzen, indem wiederkehrende Abläufe standardisiert und Informationen zentral erfasst werden.
Wie funktioniert ein digitales Zufahrtsmanagement?
Der genaue Ablauf ist je nach Unternehmen unterschiedlich. Ein typischer Prozess kann beispielsweise so aussehen:
1. Anmeldung
Ein Besucher, Lieferant oder Fahrer meldet sich digital an. Je nach Prozess kann die Anmeldung bereits vor der Ankunft erfolgen oder direkt am Standort.
2. Erfassung und Prüfung
Relevante Informationen werden digital erfasst. Dazu können beispielsweise Unternehmensdaten, Ansprechpartner oder erforderliche Dokumente gehören.
3. Sicherheitsanforderungen
Falls erforderlich, können Sicherheitsunterweisungen digital durchgeführt und entsprechende Nachweise dokumentiert werden.
4. Ansprechpartner informieren
Der zuständige Mitarbeiter kann über die Ankunft informiert werden, ohne dass der Empfang sämtliche Informationen manuell weitergeben muss.
5. Zufahrt freigeben
Je nach Aufbau des Systems kann anschließend beispielsweise eine Schranke oder ein Tor angesteuert werden.
6. Dokumentation
Der Vorgang wird digital dokumentiert. Dadurch stehen Informationen auch später nachvollziehbar zur Verfügung.
Der entscheidende Punkt: Nicht jeder Standort benötigt den gleichen Prozess. Ein Produktionsunternehmen mit zahlreichen LKW-Anlieferungen hat andere Anforderungen als ein Bürostandort mit überwiegend Besucherverkehr.
Welche Vorteile bietet digitales Zufahrtsmanagement?
Der größte Vorteil liegt nicht in einem einzelnen digitalen Tool, sondern in der Strukturierung des gesamten Zufahrtsprozesses.
- Weniger manuelle Routineaufgaben
Wiederkehrende Tätigkeiten wie Datenerfassung, Unterweisungen oder die Weiterleitung von Informationen können digital unterstützt werden. - Kürzere Wartezeiten
Wenn Informationen bereits vor der Ankunft erfasst werden oder sich Fahrer selbst anmelden können, lassen sich bestimmte Abläufe am Werkstor beschleunigen. - Mehr Transparenz
Digitale Prozesse schaffen eine bessere Übersicht darüber, wer sich an einem Standort angemeldet hat, welche Vorgänge bereits abgeschlossen sind und welche Informationen dokumentiert wurden. - Entlastung von Empfang und Werkschutz
Mitarbeitende müssen weniger Zeit für administrative Routinetätigkeiten aufwenden und können sich stärker auf Aufgaben konzentrieren, bei denen persönliche Betreuung oder Kontrolle erforderlich ist. - Einheitliche Prozesse
Digitale Abläufe können dazu beitragen, dass Anmeldungen, Unterweisungen und Dokumentationen nach einem definierten Prozess erfolgen, auch bei unterschiedlichen Besucher- oder Lieferantengruppen.
Typische Einsatzbereiche
Für wen lohnt sich digitales Zufahrtsmanagement?
Besonders interessant ist die Digitalisierung für Unternehmen, bei denen regelmäßig viele Personen und Fahrzeuge über einen oder mehrere Zugangspunkte abgefertigt werden.
Dazu gehören beispielsweise:
- produzierende Unternehmen
- Pharmaunternehmen
- Lebensmittelhersteller
- Logistik- und Produktionsstandorte
- Unternehmen mit hohem Lieferantenaufkommen
- Standorte mit Werkschutz oder Sicherheitsdienstleistern
Dabei muss ein digitales Zufahrtsmanagement nicht zwingend eine vollständig automatisierte Zufahrt bedeuten. Auch einzelne Prozessschritte können digital unterstützt werden.
Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl achten?
Vor der Einführung sollte zunächst der eigene Prozess betrachtet werden.
Wichtige Fragen sind beispielsweise:
- Wie viele Fahrzeuge und Personen werden täglich angemeldet?
- Welche Informationen müssen erfasst werden?
- Welche Dokumente müssen geprüft oder hinterlegt werden?
- Müssen Sicherheitsunterweisungen durchgeführt werden?
- Wie werden Ansprechpartner informiert?
- Welche Prozesse sollen automatisiert werden?
- Muss das System mit bestehenden IT-Systemen kommunizieren?
- Soll die Lösung eigenständig oder integriert betrieben werden?
- Welche Anforderungen bestehen an Datenschutz und Dokumentation?
- Kann das System bei veränderten Anforderungen erweitert werden?
Gerade der letzte Punkt ist relevant: Ein Zufahrtsprozess ist selten für immer unverändert. Neue Standorte, zusätzliche Sicherheitsanforderungen oder veränderte Logistikprozesse können dazu führen, dass eine Lösung später angepasst werden muss.
Fazit
Digitales Zufahrtsmanagement bedeutet mehr als eine digitale Anmeldung am Werkstor. Es geht darum, die Abläufe rund um Besucher, Lieferanten, Dienstleister und Fahrzeuge strukturiert digital abzubilden.
Richtig eingesetzt, können Unternehmen dadurch manuelle Routineaufgaben reduzieren, Wartezeiten verringern, Prozesse transparenter gestalten und Empfang oder Werkschutz entlasten.
Dabei muss nicht jeder Prozess vollständig automatisiert werden. Entscheidend ist, die richtigen Prozessschritte digital zu unterstützen und gleichzeitig dort persönliche Kontrolle zu ermöglichen, wo sie erforderlich ist.
Lösungen wie viGuard können dabei individuell auf die Anforderungen eines Standorts zugeschnitten werden, von der digitalen Anmeldung über Dokumentation und Sicherheitsunterweisungen bis hin zur Steuerung von Toren und Schranken.
