Die häufigsten Ursachen für Wartezeiten am Werkstor und was Unternehmen dagegen tun können.
Wartende LKW vor dem Werkstor sind nicht nur ein logistisches Problem. Sie binden Fahrer, blockieren Zufahrten und können Abläufe auf dem gesamten Werksgelände verzögern. Gleichzeitig entsteht für Mitarbeitende zusätzlicher Aufwand, wenn Anlieferungen telefonisch koordiniert, Daten manuell erfasst oder Fahrer am Tor eingewiesen werden müssen.
Die Ursachen für lange Wartezeiten liegen dabei nicht immer auf dem Werksgelände selbst. Häufig beginnt die Verzögerung bereits bei der Anmeldung und Zufahrt. Doch welche Maßnahmen helfen tatsächlich dabei, LKW-Wartezeiten zu reduzieren?
Wo entstehen LKW-Wartezeiten?
Bevor Wartezeiten reduziert werden können, lohnt sich ein Blick auf den gesamten Anlieferprozess.
Typische Engpässe entstehen beispielsweise:
- bei der Anmeldung am Werkstor
- durch fehlende Informationen zur Anlieferung
- bei der Suche nach dem richtigen Ansprechpartner
- durch manuelle Dokumentenprüfung
- bei erforderlichen Sicherheitsunterweisungen
- durch fehlende Abstimmung zwischen Werkstor und Logistik
- bei der Zufahrtsfreigabe
- durch unklare Wege oder Anweisungen auf dem Werksgelände
Dabei muss nicht jeder einzelne Prozess problematisch sein. Häufig entsteht die Wartezeit durch die Summe mehrerer kleiner Verzögerungen.
1. Anlieferungen besser vorbereiten
Ein wichtiger Ansatzpunkt liegt bereits vor der Ankunft des LKW. Je mehr Informationen vorab bekannt sind, desto weniger muss direkt am Werkstor geklärt werden.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Lieferant oder Spedition
- Fahrer und Fahrzeug
- geplante Ankunft
- Ansprechpartner
- Art der Anlieferung
- benötigte Dokumente
- erforderliche Sicherheitsunterweisungen
Durch eine Voranmeldung können bestimmte Informationen bereits vor der Ankunft erfasst werden. Das schafft eine bessere Grundlage für den eigentlichen Check-in und kann unnötige Rückfragen am Werkstor reduzieren.
2. Den Check-in am Werkstor vereinfachen
Der Check-in ist häufig der erste direkte Kontakt zwischen Fahrer und Unternehmen.
Muss ein Fahrer zunächst einen Mitarbeiter suchen, Formulare ausfüllen oder mehrere Informationen telefonisch übermitteln, kann sich der Vorgang schnell verlängern.
Ein klar strukturierter Anmeldeprozess kann hier helfen.
Klare Abläufe statt mehrfacher manueller Abfragen
Statt unterschiedliche Informationen auf verschiedenen Wegen abzufragen, werden die benötigten Daten in einem definierten Ablauf erfasst. Dabei kann auch ein Self-Service-Ansatz sinnvoll sein. Fahrer können bestimmte Informationen selbst eingeben, während Mitarbeitende nur dann eingreifen, wenn ihre Unterstützung oder Entscheidung erforderlich ist.
3. Sprachbarrieren berücksichtigen
An vielen Produktions- und Logistikstandorten kommen Fahrer aus unterschiedlichen Ländern zusammen. Sprachliche Verständigungsprobleme können deshalb ebenfalls zu Verzögerungen führen.
Wenn Anweisungen oder Anmeldeprozesse nicht verstanden werden, entstehen Rückfragen und zusätzliche Kommunikation. Mehrsprachige digitale Anmeldeprozesse können hier unterstützen, indem Informationen und Eingaben in verschiedenen Sprachen bereitgestellt werden.
Das ist besonders dann relevant, wenn täglich viele unterschiedliche Speditionen und Fahrer einen Standort anfahren.
Das kann verschiedene Effekte haben:
4. Sicherheitsunterweisungen effizient organisieren
An manchen Standorten dürfen Fahrer das Werksgelände erst nach einer Sicherheitsunterweisung betreten. Wird diese ausschließlich durch Mitarbeitende durchgeführt, entsteht bei vielen Anlieferungen ein zusätzlicher Zeitaufwand.
Eine digitale Durchführung kann den Prozess strukturieren und standardisieren. Der Fahrer kann die erforderlichen Informationen selbstständig durchlaufen. Anschließend kann der Abschluss dokumentiert werden.
Das bedeutet nicht, dass persönliche Einweisungen überflüssig werden. Vielmehr können standardisierte Unterweisungen dort digital unterstützt werden, wo keine individuelle Betreuung erforderlich ist.
5. Ansprechpartner schneller erreichen
Ein weiterer häufiger Zeitfaktor: Der Fahrer ist angekommen, aber der zuständige Ansprechpartner weiß noch nichts davon.
Dann beginnt die Suche.
Telefonate, Rückfragen und Weiterleitungen kosten Zeit, sowohl für den Fahrer als auch für die Mitarbeitenden am Werkstor. Ein digital unterstützter Prozess kann die zuständige Person direkt über die Ankunft informieren. Dadurch kann der nächste Prozessschritt schneller eingeleitet werden, ohne dass der Empfang jede Information manuell weitergeben muss.
6. Zufahrten und Tore gezielt steuern
Auch die Zufahrtsfreigabe kann Bestandteil des Prozesses sein. Wenn beispielsweise nach erfolgreicher Anmeldung bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, kann die Zufahrt über eine technische Anbindung unterstützt werden
Je nach Standort können dabei beispielsweise Schranken oder Tore angesteuert werden. Wichtig ist dabei, die technische Steuerung nicht isoliert zu betrachten. Eine automatische Schranke allein reduziert noch keine Wartezeit, wenn die Prozesse davor unklar oder langsam sind.
Entscheidend ist das Zusammenspiel der einzelnen Schritte.
7. Anlieferprozesse standardisieren
Ein häufiger Grund für Verzögerungen sind unterschiedliche Abläufe.
Ein Fahrer wird anders behandelt als der nächste. Ein Lieferant muss andere Informationen angeben als ein anderer. Manche Vorgänge werden dokumentiert, andere nicht. Definierte Prozesse schaffen hier mehr Einheitlichkeit.
Unterschiedliche Vorgänge, passende Prozesse
Dabei müssen nicht alle Anlieferungen identisch behandelt werden. Unterschiedliche Prozesse für beispielsweise:
- Anlieferungen
- Abholungen
- Besucher
- Dienstleister
- Speditionen
können sinnvoll sein.
Entscheidend ist, dass für jede Gruppe ein klarer und nachvollziehbarer Ablauf hinterlegt ist.
8. Wartezeiten messbar machen
Was nicht dokumentiert wird, lässt sich nur schwer verbessern.
Unternehmen sollten deshalb zunächst feststellen, wann und warum Wartezeiten entstehen.
Interessante Kennzahlen können beispielsweise sein:
- durchschnittliche Wartezeit
- Anzahl der täglichen Anlieferungen
- Stoßzeiten
- Dauer des Check-ins
- Zeit bis zur Ansprechpartner-Information
- Zeit bis zur Zufahrtsfreigabe
- Anzahl manueller Eingriffe
- häufige Gründe für Verzögerungen
Eine digitale Dokumentation kann dabei helfen, solche Prozesse nachvollziehbarer zu machen. Erst wenn sichtbar wird, an welcher Stelle die meiste Zeit verloren geht, können gezielt Maßnahmen ergriffen werden.
Welche Maßnahmen haben den größten Effekt?
Nicht jede Maßnahme muss gleichzeitig umgesetzt werden.
Häufig lohnt es sich, zunächst die Prozesse mit dem größten Zeitaufwand zu betrachten.
Eine einfache Ausgangsfrage lautet:
Was passiert zwischen der Ankunft des LKW und der tatsächlichen Zufahrt?
Wird dieser Ablauf Schritt für Schritt betrachtet, lassen sich häufig bereits unnötige Wartezeiten erkennen.
Dabei können drei Bereiche besonders interessant sein:
Vor der Ankunft: Welche Informationen können bereits vorher erfasst werden?
Am Werkstor: Welche Tätigkeiten müssen tatsächlich durch einen Mitarbeiter erledigt werden?
Nach dem Check-in: Wie schnell werden Ansprechpartner informiert und die nächsten Schritte eingeleitet?
Digitalisierung kann Wartezeiten reduzieren aber nicht jeden Engpass lösen
Ein digitales Anmelde- und Zufahrtsmanagement kann viele wiederkehrende Prozesse unterstützen. Es kann beispielsweise Informationen vorab erfassen, den Check-in strukturieren, Sicherheitsunterweisungen digital abbilden, Ansprechpartner informieren und Zufahrten technisch unterstützen.
Es ersetzt jedoch nicht automatisch alle Ursachen für Wartezeiten.
Wenn beispielsweise die Rampe ausgelastet ist oder ein LKW auf dem Gelände auf einen freien Stellplatz warten muss, liegt der Engpass nicht am Werkstor.
Deshalb sollte immer der gesamte Anlieferprozess betrachtet werden.
Fazit
LKW-Wartezeiten entstehen häufig nicht durch einen einzigen großen Fehler. Oft sind es mehrere kleine Prozessschritte, die sich zu einer langen Wartezeit summieren.
Unternehmen können deshalb an verschiedenen Stellen ansetzen:
- Anlieferungen frühzeitig vorbereiten
- Check-in-Prozesse vereinfachen
- Sprachbarrieren reduzieren
- Sicherheitsunterweisungen digital unterstützen
- Ansprechpartner schneller informieren
- Zufahrten gezielt steuern
- Prozesse standardisieren
- Wartezeiten und Abläufe dokumentieren
Der wichtigste Schritt ist dabei nicht zwingend die Einführung einer neuen Software. Zuerst sollte der bestehende Prozess betrachtet werden: Wo wartet der Fahrer tatsächlich und warum?
Erst daraus lässt sich ableiten, welche Prozesse digital unterstützt, automatisiert oder neu organisiert werden sollten. Ein digitales Anmelde- und Zufahrtsmanagement kann dabei ein Baustein sein, um insbesondere die Abläufe rund um Anmeldung, Check-in und Zufahrtsfreigabe strukturierter und effizienter zu gestalten.
