Mehr leisten, weniger Personal
Die Anforderungen an Sicherheit und Service steigen, gleichzeitig wird es immer schwieriger, qualifiziertes Personal zu finden. Hinzu kommen steigende Personalkosten und der Anspruch von Kunden, Leistungen effizient und wirtschaftlich zu erbringen?
Die naheliegende Frage lautet deshalb häufig: Wie können Sicherheitsdienstleister mit weniger Personal mehr leisten?
Ein möglicher Ansatz liegt in der Digitalisierung von wiederkehrenden Aufgaben, insbesondere am Empfang und Werkstor.
Personalmangel ist nicht nur ein Recruiting-Problem
Wenn Personal fehlt, wird häufig zuerst über Recruiting, Schichtmodelle oder zusätzliche Vergütung gesprochen. Diese Maßnahmen können notwendig sein, lösen aber nicht das grundsätzliche Problem: Nicht jede Aufgabe, die heute von einem Sicherheitsmitarbeiter erledigt wird, benötigt tatsächlich dessen persönliche Anwesenheit.
Gerade am Werkstor oder Empfang besteht ein Teil der täglichen Arbeit aus wiederkehrenden Vorgängen:
- Besucher anmelden
- Lieferanten und Dienstleister erfassen
- Formulare und Daten aufnehmen
- Sicherheitsunterweisungen durchführen
- Dokumente prüfen und hinterlegen
- Ansprechpartner kontaktieren
- Zufahrten koordinieren
- Vorgänge dokumentieren
Diese Aufgaben sind wichtig, aber viele davon folgen einem klar definierten Ablauf.
Routinetätigkeiten digital unterstützen
Ein digitales Anmelde- und Zufahrtsmanagement kann bestimmte Abläufe übernehmen oder unterstützen, die bislang vollständig manuell durchgeführt werden.
Ein Besucher oder Lieferant kann sich beispielsweise selbst anmelden. Erforderliche Informationen werden digital erfasst, eine Sicherheitsunterweisung kann direkt am Terminal durchgeführt und die zuständige Ansprechperson automatisch informiert werden.
Der Sicherheitsmitarbeiter muss dadurch nicht mehr jeden einzelnen Schritt selbst durchführen. Das bedeutet nicht, dass die menschliche Kontrolle verschwindet.
Vielmehr verändert sich die Aufgabe des Mitarbeiters: Weniger Administration, mehr Konzentration auf sicherheitsrelevante und persönliche Aufgaben.
Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Stellen wir uns einen Produktionsstandort vor, an dem täglich zahlreiche Lieferanten, Dienstleister und Besucher eintreffen.
Bisher läuft der Prozess beispielsweise so:
- Der Fahrer kommt am Werkstor an.
- Er meldet sich beim Sicherheitsmitarbeiter.
- Daten werden aufgenommen.
- Dokumente werden geprüft.
- Eine Unterweisung wird durchgeführt.
- Der Ansprechpartner wird telefonisch kontaktiert.
- Die Zufahrt wird freigegeben.
- Der Vorgang wird dokumentiert.
Bei jedem einzelnen Vorgang entsteht Arbeitsaufwand.
Ein digital unterstützter Prozess kann dagegen bestimmte Schritte automatisieren oder an den Besucher bzw. Fahrer übertragen. Der Mitarbeiter greift nur noch dort ein, wo seine Entscheidung oder persönliche Kontrolle erforderlich ist.
Digitalisierung kann auch wirtschaftlich interessant sein?
Für Sicherheitsdienstleister ist neben der Entlastung des Personals ein weiterer Aspekt relevant: die Wirtschaftlichkeit eines Auftrags.
Wenn ein Kunde beispielsweise eine permanente Besetzung am Werkstor benötigt, können digitale Prozesse dazu beitragen, den personellen Aufwand für bestimmte Routinetätigkeiten zu reduzieren.
Das kann verschiedene Effekte haben:
- Mitarbeitende werden von administrativen Aufgaben entlastet.
- Bestehende Personalressourcen können effizienter eingesetzt werden.
- Wiederkehrende Prozesse werden standardisiert.
- Zusätzliche Leistungen können möglicherweise ohne proportional steigenden Personalaufwand angeboten werden.
- Die Servicequalität kann gegenüber dem Kunden erhöht werden.
Damit kann Digitalisierung auch zu einem Bestandteil des Leistungsangebots eines Sicherheitsdienstleisters werden.
Sicherheit braucht Menschen:
Der Sicherheitsdienstleister übernimmt beispielsweise weiterhin:
- die persönliche Betreuung
- die Kontrolle vor Ort
- sicherheitsrelevante Entscheidungen
- die Reaktion auf besondere Situationen
- die Überwachung definierter Prozesse
Dadurch entsteht eine Kombination aus digitaler Prozessunterstützung und menschlicher Sicherheitsleistung.
Gerade für Kunden aus Industrie, Produktion, Pharma oder Lebensmittelwirtschaft kann das interessant sein, wenn gleichzeitig hohe Anforderungen an Dokumentation, Sicherheit und effiziente Abläufe bestehen..
Welche Aufgaben eignen sich besonders für die Digitalisierung?
Nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden. Besonders geeignet sind jedoch Tätigkeiten, die:
- häufig vorkommen,
- einem klaren Ablauf folgen,
- viele manuelle Eingaben erfordern,
- wiederkehrende Informationen abfragen,
- dokumentiert werden müssen,
- keine individuelle Entscheidung durch einen Mitarbeiter voraussetzen.
Dazu gehören beispielsweise Besucher- und Lieferantenanmeldungen, Sicherheitsunterweisungen oder die Weiterleitung von Informationen an Ansprechpartner.
Was bedeutet das für Sicherheitsdienstleister?
Der Personalmangel wird sich nicht allein durch zusätzliche Mitarbeiter lösen lassen. Gleichzeitig können Sicherheitsdienstleister nicht jede zusätzliche Anforderung ihrer Kunden mit mehr Personal beantworten. Deshalb wird es zunehmend wichtiger, Prozesse und Personal gemeinsam zu betrachten.
Wo kann ein Mitarbeiter tatsächlich einen Mehrwert schaffen?
Und welche Tätigkeiten lassen sich durch digitale Lösungen vereinfachen?
Wer diese Fragen systematisch beantwortet, kann vorhandene Personalressourcen gezielter einsetzen und gleichzeitig neue Leistungen für Kunden entwickeln.
Fazit
Digitalisierung am Werkstor bedeutet nicht zwangsläufig, den Menschen aus dem Prozess zu entfernen. Im Gegenteil: Sie kann dazu beitragen, dass Sicherheitsmitarbeiter dort eingesetzt werden, wo ihre Erfahrung und ihr persönliches Eingreifen tatsächlich gebraucht werden.
Gerade angesichts von Personalmangel und steigenden Kosten lohnt sich deshalb ein genauer Blick auf die täglichen Routinetätigkeiten.
Die entscheidende Frage ist nicht:
„Wie bekommen wir mehr Personal?“
Sondern:
„Welche Aufgaben müssen überhaupt noch manuell erledigt werden?“
Für Sicherheitsdienstleister kann genau darin eine Chance liegen. Zur Entlastung der eigenen Mitarbeiter, zur Optimierung der Kosten und als zusätzliches Leistungsangebot für Kunden.
Mit viGuard lassen sich genau diese Routineprozesse digital abbilden, individuell auf den jeweiligen Standort zugeschnitten. So können Sicherheitsdienstleister ihre Mitarbeitenden dort einsetzen, wo sie wirklich gebraucht werden, und gleichzeitig neue Leistungen anbieten, ohne zusätzliches Personal aufzubauen.
